1. Responsable y ámbito de aplicación de tratamiento de datos personales
INDUSTRIAS METALMECANICAS BRA – INDUMMELBRA SAS, en adelante “INDUMMELBRA SAS”, sociedad legalmente constituida y actualmente existente al amparo de las leyes de la República de Colombia, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, D.C., con Nit 860.051.404-0, ubicada en la dirección Calle 10 a # 45 – 02, Bogotá D.C., Colombia, teléfono 57 1 3350591 y dirección del sitio web https://imbrarepuestos.com/; dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes y en su calidad de Responsable del Tratamiento, pone en conocimiento de los titulares la siguiente política de protección de datos personales (en adelante referenciada como la “política”), la cual contiene los procedimientos y mecanismos para garantizar la privacidad y salvaguardar la integridad de los datos personales que en el desarrollo de su objeto social recolecte, almacene, use y circule de los Titulares.
La presente política ayudará a los titulares de datos tales como empleados, empleados retirados, proveedores de bienes y servicios, clientes, distribuidores y prospectos, visitantes y en general a todo titular de datos que se encuentren en las bases de datos y archivos de INDUMMELBRA SAS, a entender qué tipo de datos se utilizan en la empresa, y las condiciones en que se tratará todo dato personal que se proporcione de forma personal, directa e indirecta.
INDUMMELBRA SAS cumplirá en todo momento con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, garantizará el ejercicio de los derechos de habeas data de todos los titulares de datos personales que se encuentren en sus bases de datos y archivos, y generará controles técnicos, legales, procedimentales y organizacionales tendientes a establecer condiciones de seguridad con el fin de evitar el acceso, pérdida, adulteración y uso fraudulento sobre los datos.
2. Objeto y alcance
La presente política tiene como objeto definir los lineamientos generales para la protección y tratamiento de los datos personales por parte de INDUMMELBRA; indicar a los Titulares los procedimientos y mecanismos establecidos por INDUMMELBRA SAS para hacer uso de su derecho constitucional de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recopilado sobre los mismos en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías consagrados en el Artículo 15 de la Carta Política, así como el derecho a la información consagrado en el Artículo 20 de la misma norma.
La presente política aplica a todas las bases de datos físicas o digitales que contengan datos personales objeto de Tratamiento por parte de INDUMMELBRA SAS, en su calidad de Responsable.
3. Definiciones
| Término | Definición |
|---|---|
| Autorización | Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales. |
| Aviso de privacidad | Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable y dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento. |
| Base de Datos | Es el conjunto organizado de datos que sean objeto de tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su almacenamiento, organización y acceso. |
| Dato Financiero | Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen. |
| Dato Personal | Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. |
| Dato Público | Cualquier dato que no sea semiprivado, privado o sensible (estado civil, profesión u oficio, calidad de comerciante o servidor público, entre otros que puedan obtenerse sin reserva alguna). |
| Dato Sensible | Es el dato personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (afiliaciones sindicales, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros). |
| Encargado del Tratamiento | Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento. |
| Responsable del Tratamiento | Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el tratamiento de los datos personales. |
| Titular del Dato Personal | Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. |
| Transferencia | Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. |
| Transmisión | Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. |
4. Principios de protección de datos personales
Los principios fundamentales para el tratamiento de datos personales aplicados por INDUMMELBRA SAS son los de Libertad, Integridad, Transparencia, Confidencialidad, Veracidad y Disponibilidad. Éstos serán aplicados en cualquier operación que se realice sobre los datos personales que reposan en nuestras bases de datos y archivos, tales como recolección, manejo, uso, almacenamiento, intercambio y supresión.
5. Finalidad y tratamiento de datos personales
INDUMMELBRA SAS, como responsable del tratamiento de datos personales, realizará la recolección, recepción, transmisión, transferencia, almacenamiento físico o digital, uso, circulación y/o supresión de datos, de forma manual o automatizada a través de formularios, correo electrónico, vía telefónica, mensajes de texto, plataformas digitales propias o de terceros aliados, aplicaciones, redes sociales, aplicaciones de mensajería instantánea, página web, sistemas de videovigilancia, fotografías y videos, entre otros.
El tratamiento de los datos personales recolectados se hará exclusivamente para las finalidades dispuestas por la presente Política, autorizadas por los titulares y dispuestas por la Ley, para cumplir con las actividades propias de la compañía y su objeto social. INDUMMELBRA SAS realiza el tratamiento de datos personales de diferentes titulares de información: empleados, practicantes y candidatos, proveedores y contratistas, clientes y distribuidores, y visitantes.
5.1.1 Finalidades para practicantes y candidatos a vacantes
Los datos personales se utilizan para contactar al candidato, adelantar pruebas y evaluaciones, e identificar la pertinencia de la contratación. Se conservan en un archivo o carpeta de Selección por un máximo de seis (6) meses; las pruebas psicológicas y estudios de seguridad, por un máximo de un (1) año.
5.1.2 Finalidades para empleados
Se recolectan, almacenan y usan para gestionar la relación laboral: incorporación en el contrato laboral, afiliaciones a EPS/ARL/pensiones/cesantías, certificaciones, gestión de exámenes de ingreso/periódicos/retiro, seguridad de las instalaciones, reportes ante autoridades (DIAN, UGPP), archivo de carpetas laborales, control biométrico de horario, y demás trámites propios de la relación laboral, incluso después de terminado el vínculo.
5.1.3 Finalidades proveedores y contratistas
Se recolectan para acreditar la condición de proveedor/contratista, analizar capacidad de cumplimiento financiero y técnico, procesos de selección y evaluación (incluida verificación de antecedentes y listas restrictivas), gestión de pagos de facturas, y cumplimiento de obligaciones comerciales.
5.1.4 Finalidades clientes y distribuidores
Se recolectan para consultar centrales de riesgo, verificar cumplimiento de políticas y obligaciones, validar procesos de selección y contratación, remitir información comercial y de mercadeo, prevenir actividades ilícitas, y verificar que el cliente y sus representantes no estén reportados en listas restrictivas.
5.1.5 Finalidades visitantes
Se captan mediante sistemas de videovigilancia y de forma escrita para gestionar la seguridad de las instalaciones, planes de evacuación, investigación de incidentes, y expedición del carné de visitante.
6. Requisitos para el tratamiento de categorías especiales de datos
6.1 Tratamiento de datos sensibles
La autorización para el tratamiento de datos sensibles es facultativa por parte del Titular y requiere autorización explícita. INDUMMELBRA SAS podrá tratarlos cuando el Titular haya autorizado explícitamente, para salvaguardar el interés vital del Titular incapacitado, con fines históricos/estadísticos/científicos (con supresión de identidad), o cuando sean necesarios para el ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
6.2 Tratamiento de datos de menores de edad
El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública o cuando responda al interés superior y respete los derechos fundamentales de los menores. Sus derechos se ejercen a través de quienes estén facultados para representarlos.
6.3 Datos personales provenientes de redes sociales
Facebook, Instagram, Twitter y demás redes sociales son entidades jurídicas independientes, no bajo responsabilidad de INDUMMELBRA SAS. En caso de requerir usar estos datos, se solicitará el consentimiento previo, informado y expreso del titular.
7. Derechos de los titulares
De acuerdo con la normatividad vigente, el Titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento.
- Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012.
- Solicitar la supresión de los datos y/o revocar la autorización otorgada, salvo deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- Consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario.
8. Procedimiento para la atención de consultas y reclamos
Para consultar, reclamar, modificar, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización sobre el tratamiento de sus datos:
- Correo electrónico: protecciondedatos@imbrarepuestos.com
- Comunicación física a: Calle 10 a # 45 – 02, Bogotá D.C., Colombia.
8.1 Presentación de consultas
La solicitud debe incluir como mínimo: identificación del titular, descripción de los hechos, dirección y teléfono de contacto, correo electrónico, y los documentos que se quieran hacer valer. INDUMMELBRA SAS cuenta con diez (10) días hábiles desde el recibo de la petición para atenderla; si faltan datos, se informará dentro de los cinco (5) días siguientes.
8.2 Reclamos
Se presentan por los mismos canales, verificando previamente la identidad del Titular. Si la documentación está incompleta, se requerirá al reclamante una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes; si no la completa dentro de los dos (2) meses siguientes, se entenderá que desistió. El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles.
9. Autorización y revocatoria
Para que los datos personales sean captados, almacenados, transmitidos, usados, actualizados, circulados y tratados conforme a las finalidades descritas, se requiere la autorización libre, previa, expresa e informada del Titular, obtenida a través de formularios, avisos, declaraciones, registro de aceptación en aplicaciones, o grabación de la conversación, entre otros. Cualquier titular puede revocar su consentimiento en cualquier momento, aportando copia de su documento de identificación.
10. Uso de aplicaciones móviles (apps)
INDUMMELBRA SAS podrá desarrollar aplicaciones de uso interno o externo, directamente o a través de terceros. El registro y uso de la aplicación requiere datos como nombres, contacto, ubicación, geolocalización, y datos de compras/pedidos, usados para mantener la relación comercial, procesar pedidos, facturación y mejorar la experiencia del usuario.
11. Datos relacionados con la ubicación
La Compañía podrá recopilar datos de ubicación aproximada a través de sus aplicaciones (dirección IP, lugar de residencia o trabajo) con el fin de proveer servicios, facilitar la distribución y entrega de productos, y personalizar la experiencia del cliente.
12. Transferencia y transmisión internacional de datos personales
12.1 Transferencia
INDUMMELBRA SAS no realiza transferencia de datos personales a ningún país. Si en el futuro se requiriera, se hará conforme a los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
12.2 Salida de información
Solo se realizarán salidas de datos personales previamente autorizadas por el titular y a países con niveles de seguridad adecuados, verificando autorizaciones y medidas de seguridad del tercero receptor.
12.3 Entrada de información
INDUMMELBRA SAS no recibe bases de datos personales de terceros.
12.4 Transmisión
Los proveedores a quienes se transmiten datos personales a nivel nacional deben aplicar las responsabilidades definidas para encargados de datos personales y cumplir los estándares de proveedor.
13. Compartir datos personales con terceros
INDUMMELBRA SAS podrá compartir con terceros (asesores y consultores) datos de identificación como nombre, apellido, cédula, teléfono o dirección, con base en acuerdos de confidencialidad que protegen la reserva de la información.
14. Medidas de seguridad de la información
INDUMMELBRA SAS ha implementado medidas de seguridad y privacidad en todos sus procesos y sistemas de información: códigos de acceso y contraseñas, ambientes separados de desarrollo y producción, monitoreo constante, protección contra códigos maliciosos, sistemas de respaldo y recuperación, y un proceso de atención y respuesta a incidentes de seguridad. Las bases de datos no se venden ni se alquilan a terceros.
15. Cambios en la política
Los cambios en esta política se publicarán en https://imbrarepuestos.com/. Si el titular no está de acuerdo con los cambios, puede ejercer su derecho de habeas data a través de los canales indicados en el punto 8 de esta política.
16. Vigencia
La presente política de privacidad se encuentra vigente.
Eduardo Bustos Rocha
Representante Legal